以商業智慧強化數位決策能力

文/悅智全球顧問公司董事長 黃河明博士  
    前年十月我有幸接到台積電公司的邀請,在他們的一項年會擔任開場演講者,那天的講題:「以商業智慧強化數位決策能力」,主要的想法是希望從現代管理熱門的議題「商業智慧」切入,以探討台積電公司十分關心的決策力和生產力問題,類似的議題我也曾於前年五月在台北圓山飯店舉行的國際資訊電腦協會(IACIS)年會和其他演講中報告過,特將這些演講探討的內容整理成文,提供會員和讀者參考。

跨入知識經濟時代  

    跨入新世紀,先進工業國已經由後工業經濟進入了知識經濟的時代,人類社 會的進展,每隔一段時期,就會有新的演進,當演進的速度加快,影響層面擴大時,往往就會及極大的能量,形成革命性的演變。過去由農業進入工業時代,產生了巨大的變化和影響。現在,以美國領先的先進工業國家又已經進入一個新的時代,這個新時代的主要經濟不再是工業時代的製造、採礦或營建,而是以知識為基礎的經濟。1996年國際經濟發展組織OECD發表了一份「知識經濟報告」,為知識經濟制定了以下的定義:「以資訊與知識之創造、建置、擴散和分配為主要價值的經濟。」其實先進工業國家從第二十世紀下半世紀起,就進入一個以資訊和數位技術作為成長動力的經濟時代,以美國就業人口來分析,史丹佛大學教授巴利(Stephen Barley)在一項研究中提到美國就業人口中,以處理事務為主的農人、工人、接線生、非專業勞動服務者,在1900年時佔83%,到了2000年,下降為41%。相對地,以處理資訊為主的銷售、經營、管理、財務等工作者,在1900年時只佔17%,到2000年時增加為59%。以就業人口的分佈來看,美國在上世纪結束前,已經率先進入知識經濟的時代。

    既然在這個新時代,知識是創造價值的來源,知識工作者已經佔員工的多數,企業就必須十分重視知識與工作之間的關係。管理大師杜拉克曾說:「現代組織很重要的功能是要把知識整合到工作中。」 他建議企業要重視知識的生產力,也就是利用知識創造出價值。一家企業要迎向知識經濟時代,首先要思考如何善用知識,知識中有一些是經營這個企業所需的知識:例如技術、市場、顧客、供應商、產業等知識,有些則是公司內部的營運所需的功能性知識,例如研發、行銷、製造、品管等知識,還也一些是組織相關的知識:例如領導、管理、合作、集體決策等。

知識的意義

    知識真正的意義到底是什麼?最容易讓我們想到的就是對一些事物的了解, 學校裡傳授的知識很大的部分是教我們了解世界的事物,包括大自然現象、人類歷史和政治法律等。但是在實務工作中,我們常需要學習如何做一種工作的技能,包括車床的操作或電腦繪圖系統,在企業裡我們常稱之為「如何做的知識」(know-how)。課堂裡通常不講這些技能性的知識,唯有到實驗室、電腦教室或實習工廠才能真正學習到。知識也包括藉由觀察、分析和研究獲得的結果或法則。在企業裡,知識是一種藉由分析資訊來掌握先機的能力,也是開創價值最直接元素。一個知識工作者長久從事一些工作所累積下來的技能和專長,就構成專業知識的基礎。國際電腦公司(ICL, International Computers, Ltd)裡的未來學顧問修.麥唐納(Hugh McDonald),詮釋企業內的知識說:「所謂知識,是指企業裡面可以用來創造差別優勢(differential advantage)的東西。」

知識的分類

    史蒂瓦 (Thomas A. Stewart) 把知識分為五類:第一類是認知方面的知識,主要是關於「知道什麼」(know what); 第二類是技能方面的知識,告訴我們「如何做」(know how);第三類是系統理解方面的知識,幫助我們了解「為什麼」(know why);第四類著重在有動機的創造(motivated creation),在乎原因 ; 第五類是統合和訓練得到的直覺(syntdesis and trained intuition)。前三類知識的知識比較容易存在於組織的軟體、系統、資料庫或作業流程中。後兩類則是要靠個人獲得。

    研究企業知識轉化的野中郁次郎和竹內弘高把知識分成顯性知識和隱性知識兩類:外顯知識可以文字、數字或聲音來表達,內隱知識則不易表達,是屬於高度個人的知識,很難正式化,內隱知識有兩個層面:第一個層面是「技術性」的層面,其中包括不正式、難以具體說明的技能。另一個層面是「認知層面」包括了信念、觀點、理想、價值觀、情緒和心智模型。

知識創造

    野中郁次郎和竹內弘高認為知識只能由個人創造出來,也就是說組織無法不靠個人的力量創造出知識。他們將組織的知識創造定義為:「將個人創造的知識有組織地擴大,並透過對話、經驗分享、釐清或實務社群,將這樣的知識在團體層次成型。」的流程。從以上的定義看來,個人乃知識的創造者,組織則是知識的擴大者。組織的知識能否創造價值,除了看個別的工作者的創造力,還要看團隊能否具備知識融合的功能,成員愈多元,融合的成效愈好。即使意見分歧,產生矛盾對立,如果善加運用,也會產生知識加速產生的現象。原因是有矛盾對立,才容易分辨不同的觀點,也才容易引起辨證。其道理跟有陰暗(陰)才能體會亮光(陽)幾乎是一樣的。極端不同的現象讓人類容易分辨,才容易產生知識。

智慧資本

    何謂智慧資本?美國證管會主席渥曼(Steven Wallman)曾說過:「智慧資本不單是人類的腦力而已,也包括了品牌名稱和商標,甚至某些過去曾記帳的成本,經過一段時間轉化成更大價值的資本。」從企業的角度來看,智慧資本是一種對產業知識、實際經驗、組織技術、市場策略、顧客關係和專業技能的掌握。市場價值包含了財務資本和智慧資本。智慧資本主要由人力資本和結構資本組成。所謂結構資本可以說是企業在外部與內部具有的能力和關係。「智慧資本」一書的作者Thomas. A. Stewart認為智慧(intellect)與創新(innovation)是今日所有經濟價值、成長與策略優勢的泉源。

    如果我們注意到知識型產業的財務績效表現,會發現一個有趣的現象:一方面獲利能力高的公司,例如微軟、甲骨文等軟體公司在土地、廠房和機器方面的固定資產並不向一般企業那麼多;另一方面他們在股票市場上的價值竟然為淨值的五十倍以上,美國大部分上市公司的市價只為淨值的一到四倍而已。為何微軟和甲骨文能有這麼高的市值?為何投資大眾願意花一家公司淨值五十倍的錢買這家公司股票?原因是知識一但存在這些公司,如果經營得當,獲利便可源源不絕。很多研究知識產業的學者認為工業時代建立的財務制度已經無法正確評估知識企業的真正價值了。企業界行之有年的會計學有需要重新設計,以因應這種改變,「虛擬企業」一書作者主張:「我們要以市場地位、消費者忠誠度、品質等等,來衡量一家公司的動能。如果沒有這種動態的眼光,我們將會錯估一家公司的價值,其嚴重程度就如同錯上加錯。」

    從資本市場的演變看來,智慧資本讓一個公司保持吸引力,而且可以繼續創造價值。為了進一步讓企業了解如何增加智慧資本,以下將探討智慧資本的內涵:

智慧資本的組成成分

    研究企業組織內智慧資本的專家常常將智慧資本分成兩大部分:人力資本和結構資本:

    人力資本(human capital):融合了知識、技術、革新,還有公司個別員工掌握自己任務的能力,同時也包括了公司的價值、文化,以及哲學。不過,人力資本存在於員工身上,並非公司所能擁有。 結構資本(structural capital):包含硬體、軟體、資料庫、組織結構、專利、商標,還有其他一切支持員工生產力的組織化能力一簡單的說。結構資本也包括顧客資本,也就是和顧客之間現在及未來的關係。不同於人力資本,結構資本屬於公司所有,因此也可以買賣。

    由於市場和顧客的重要性與日俱增,也有學者單獨把顧客資本列出來,使得智慧資本由人力資本、結構資本和顧客資本三大項目組成。近年來由於全球競爭的關係,顧客導向的哲學受到企業界的極大的關注,因此顧客資本的研究成為熱門的課題,我們未來再以專文介紹。

智慧報酬率 (Return on Intellect, ROI)

    上面我們談到企業價值的創造,很大的部分已經以無形資產為基礎,傳統會計對於有形資產投資報酬,例如固定資產報酬率(Return on Asset, ROA)重要性已經降低,企業現在需要針對智慧所產生的報酬率,也就是智慧報酬率(Return on Intellect, ROI)來探討其創造財富的能力。企業經營上便不應該再用工業時代的規則來限制自己。譬如說舊的財務系統已經不能解釋新的現象,若比較美國上市公司的股票價值與公司淨值,會發現許多知識型公司的市值與淨值嚴重脫軌。1990年代製造業的市值與淨值比平均大概為1:1.4,但是微軟這一類科技軟體公司的市值經常是淨值的五十倍以上,在股價最高點曾高達九十倍。也就是說,微軟的股東不是頭殼壞了,就是經常在買一些虛無縹緲而價值很高的無形資產。

    真正的原因就在微軟創造價值的東西不是傳統的資產。傳統產業看的是有形的資產,但是微軟這樣的公司該怎麼來看待有價值的資產?其實專利權、著作權、文化、價值觀、人才、技術等,都是知識產業的智慧資產。譬如說,怎麼樣讓不滿意的顧客再度上門,這也是技能的一種,也應當做一種資產。

    許多知識經濟與知識管理的研究者主張,「人才」才是知識經濟的核心,卻也是最難管理的。好的人才是企業的資產,你好好待他營收便跟著來,若人才待在公司不做事,或是你待他不夠好,便成了公司的負債。所以企業的有形資產在知識經濟時代不是最重要的,「人才」才是關鍵。但是好的人才也是最難找尋找和留住的,企業除了努力吸引人才外,也從很多方面強化自己的結構資本,資訊和網路科技的建構和應用是結構資本很重要的一環。

資訊和網路科技

    企業採用電腦起始於1950年代,初期只有大型企業購買昂貴的大型主機,用於會計和員工資料的處理。1970年代迷你電腦價格遠低於大型主機,大中型企業廣泛用於工廠自動化、物料管理、市場行銷等領域,到了1980年代,個人電腦興起,現在企業裡幾乎每位辦公室員工都使用電腦處理業務,網際網路更使資訊的傳遞和運用呈現爆炸性的成長。企業不但投資ERP等昂貴的系統,讓工作人員容易獲得重要的營運資訊,以做出快速與正確的決策,同時也積極善用外部網路建立與供應夥伴以及顧客間的電子商務網路。這些努力使得企業具備快速回應的能力,並且能針對顧客需求提供客製化的方案。數位科技現在又迅速延伸到無線通訊以及電視等領域,企業也把網路提升為數位神經網路,個人隨時隨地都能上網擷取資訊,幫助決策,形成了數位決策的新現象。

數位決策

    由於知識工作者每天依賴數位系統幫助其工作,企業有必要經常注意系統的功能和應用,強化數位決策的功能和靈活度,以彈性處理公司的業務。企業藉著新的架構和軟體,可以善用公司創造與累積的知識,結合員工的經驗,快速回應外界的需求。這些新的技術和管理觀念讓企業和組織變得更為聰明,適於環境的變動,就像聰明的人對於外界的機會或威脅,敏捷地採取行動。

    企業決策基礎有資料(data)、資訊(information)、知識(knowledge)和智慧(wisdom)這四個層次。資料便是純素材(raw fact),資訊是資料加上情境系絡(context),也就是說把相關性的東西組織在一起,經過組織賦予意義的資料便成為資訊。資訊加上經驗判斷,以解決特定問題,便成了知識。使用者把這些知識變成自己熟悉,幾乎可以直覺決定時,就成為智慧。

    軟體是發展、善用與傳播知識的關鍵因素。這類的軟體包括:資料庫、分析與模擬軟體、服務流程軟體(如會計工作)、作業軟體(引導實體機器和流程)、系統軟體(連結多重流程和作業),以及網路軟體。每一種形式都能延伸我們人類的處理能力。以知識的儲存而言,資料庫和資料倉儲(data warehouse)的規劃,將全公司有用的資訊組織好以便使用,資料掘礦(data mining)則幫企業找尋對於營運有幫助的資訊、線上分析(OLAP)係藉由線上的分析工具,快速看到重要的資訊,以利即時處理。良好的資訊系統具備快速、精確、攸關、聰明以及易於使用等特性,軟體的推陳出新將開創很大的空間。

    我們可以這麼來看待知識管理的重要性:每個產業都有其關鍵時刻,在企業危急的時候,所有部門就會提供正確的資訊,但是仍舊要由有經驗的經營者來做判斷與決策,資訊最多是協助決策者的參考。如果能夠對看資料者的需求多一點了解,當資料呈給對方時,便能啟動他的靈感或曾經碰到過的狀況,以協助他做決策。這個過程發生的次數多了,便形成了企業的智慧。

商業智慧 (Business Intelligence)

    智慧通常就是指資訊加上經驗的判斷,而對特定工作或問題所採取的決策根據。商業智慧與管理資訊最大的不同在於它必須加上一些判斷,而用於特定事務,它必須能具有邏輯選擇的能力,處理各種不同的情境。先進的商業智慧更配置類神經網路、基因演算以及智慧代理等軟體,協助我們為複雜的問題做決定。

    資訊本身往往是提供我們個人思考的參考,如果要真正有用,還必須結合已經有的經驗,融合成一個認知,或者一個決策的邏輯。舉個例子,氣象衛星雲圖可能預測了下午會有雷陣雨,但有淋雨經驗的人才真正下決心要帶傘,從未淋過雨的人不必然知道帶傘。企業的運作裡,許多的判斷是基於某些已經拿到的資訊,加上在這個領域的經驗所融合成各種專業知識,基於正確的專業知識才會有專業的判斷和專業的決策。由於全球競爭,生產供過於求,加以消費者喜好變化快速,大多數產業現在都講求快速回應消費者需求。網際網路的普及,使企業接受消費者由網路訂購,依單生產,大幅度降低了庫存。

    超文字和超連結開展了知識管理一個非常寬廣的天空,利用標誌或書簽,使用者可以快速找到所需的資料。網際網路的瀏覽器和搜尋引擎使得使用者找尋有用的資訊方便無比。現在研發商業智慧的公司更進一不採用可延伸標誌語言(XML)達到系統間自動搜尋和互相操作的境界。藉由這些新技術,產銷體系一方面快速回應顧客的需求,另一方面聰敏地啟動各種系統來滿足顧客的需求,最近許多公司採用XML語言為基礎的產銷協同系統,可以充分達到與顧客緊密互動的效果。另一方面,加上RFID以辨識各種商業相關的物件(object),則有助於系統自動感應外界需求,啟動相關軟、硬體,成為更為聰明的營運系統。

    企業建置商業智慧系統,應注意與現有的環境的相容性,基本上以IP為根基的Web Service可以構成具備彈性的網路,文件和資料庫可以有計畫地轉換為具有標誌和超連結的HTML或XML檔案,採購軟體優先使用物件導向,並注意先進的商業物件(business object)的規劃。一個適應未來的企業,應該同時重視系統的聰明靈活,也要兼顧使用者自己判斷的空間。